Простые инструменты коммуникации
Изучая программы по менеджменту ряда бизнес-школ, с удивлением заметчаешь, что они уделяют очень много внимания модным инструментам – ключевым показателям эффективности, организационным структурам, бизнес-моделям, и совсем мало – основам управления, то есть базовым методикам взаимодействия «руководитель – подчиненный», хотя именно это взаимодействие должно занимать как минимум 80% времени менеджера.
Постоянная коммуникация с подчиненными – верный признак эффективного менеджера. Используя простые инструменты коммуникации, вы получите ряд выгод. Например, все руководители сталкивались с тем, что сотрудники стараются «отловить» начальника в коридоре, чтобы задать какие-либо мелкие, но важные для них вопросы.
Но внимание во время таких «коридорных» разговоров рассеивается. К тому же, назначая регулярные личные встречи, вы экономите свое время.
Основной фокус встречи – не вы, а ваш подчиненный. Вы скажете: я трачу свое драгоценное время и при этом не могу говорить о том, о чем хочу? Подумайте, как в принципе вы выстраиваете взаимоотношения с людьми. Нет ли у вас ощущения, что лучше всего взаимоотношения выстраиваются в том случае, если вы слушаете собеседника и искренне интересуетесь его проблемами?
Одно из ключевых правил – личные встречи с подчиненными должны быть в вашем календаре! Во-первых, видя в нем назначенную встречу, сотрудники будут меньше докучать вам мелкими проблемами. Во-вторых, регулярные, но жестко регламентированные встречи заставят их фокусироваться на ключевых вопросах, которые им необходимо обсудить. В-третьих, наличие встречи в календаре не даст вам возможности просто «съехать» или перенести ее, не уведомив сотрудника. А это однозначно добавит вам уважения подчиненных.
Наиболее эффективная регулярность проведения встреч – раз в неделю. Мы, как правило, легко вспоминаем, что делали неделю назад, поскольку подстраиваем свое расписание под недельный цикл.
Каждая встреча должна занимать ровно 30 минут: 10 минут – для сотрудника, 10 минут – для вас, 10 минут – чтобы обсудить общие перспективы.
Важно всегда начинать с 10 минут вашего подчиненного. Ведь одной из целей встречи является выстраивание взаимоотношений, поэтому даем высказать то, что важно для сотрудника.
Никогда не начинайте встречу словами: «Прежде чем мы начнем, я хотел бы поговорить о…». Сотрудник автоматически почувствует, что он важен для вас меньше, чем проект, обсуждения которого вы хотите начать.
Первые встречи будет трудно «втиснуть» в 30 минут, но вам придется выработать привычку укладываться в это время. Как только сотрудники поймут, что им отведено строго установленное время, они научатся концентрироваться на главном.
В течение первых 10 минут подчиненный буквально может говорить о чем угодно, пусть даже это не касается работы. Если мы говорим о качестве взаимоотношений, нам стоит прислушаться к тому, что действительно важно для сотрудников.
Как правило, люди в это время все равно говорят о работе, но давить и перебивать их однозначно не стоит.
В ваши 10 минут вы говорите и спрашиваете о том, о чем хотите. О работе: как идет проект Х, как решились проблемы с клиентом Y, что сотрудник думает о проблеме Z? Если вы хотите говорить о личном – говорите о личном. Последние 10 минут – время для небольшого коучинга, или совместного обсуждения той или иной проблемы.
Чтобы не повторяться, выбирайте каждый раз новую тему для обсуждения. Будьте готовы к вопросу со стороны подчиненного: «Я что-то делаю не так?» Даже если он об этом не скажет, то точно подумает, поэтому избегайте ситуаций, в которых вы обсуждаете исключительно негатив. Ценность таких встреч будет гораздо выше ценности времени и усилий, потраченных вами на их организацию и подготовку.