Как организовать и провести успешную пресс-конференцию. Чек-лист

mikrofon

Развитие социальных медиа изменило отношение к пресс-конференции, как способу общения с журналистами. Среди пиарщиков бытует мнение, что пресс-конференция – вымирающий формат. Но, может быть, пациент все-таки скорее жив, чем мертв, просто нужно научиться с ним правильно работать в новых условиях? Разбираемся, когда пиарщику не обойтись без пресс-конференций, как правильно их организовывать, каких ошибок нужно избегать, чтобы не навредить своей компании, и как применить креатив в таком, казалось бы, довольно формальном мероприятии.


Итак, главный вопрос, на который нужно ответить PR-менеджеру, — действительно ли инфоповод нуждается в проведении пресс-конференции. В конце концов, организация пресс-конференций — это всегда немалые расходы, поэтому нужно убедиться, что они будут оправданы.


В каких же случаях пресс-конференцию имеет смысл устраивать бизнесу?

1. Когда пресс-конференция — единственная возможность для журналистов получить достоверные сведения из первых уст или единственная возможность для компании опровергнуть недостоверную информацию.

2. В случае презентации инновационного не только для самой компании, но и для отрасли в целом продукта.

3. Если в качестве спикеров удалось привлечь медийных персон, доступ к которым для СМИ обычно затруднен.

4. Пресс-конференция разрешит спорные вопросы, поменяет мнение и поведение аудитории. Когда речь идет о важной социальной инициативе, значимых изменениях на рынке. Велика вероятность, что такой инфоповод заинтересует СМИ.

5. Мероприятие будет проходить в формате интервью с эксклюзивным спикером, первым лицом компании, который обычно избегает общения с журналистами и чье мнение гарантированно заинтересует представителей СМИ.

6. Если пресс-конференция — это элемент протокола. В случаях, когда нужно сделать официальное заявление, о котором одновременно узнало бы максимальное количество СМИ.
7. Если ваша компания делится информацией о себе только на пресс-конференциях, и при этом масштаб или род деятельности компании всегда привлекает к ней интерес со стороны журналистов.

8. Если вы придумали нетривиальный способ подачи информации. Скажем, если презентация нового продукта подается в формате интерактивного, игрового мероприятия.
 

Как выбрать оптимальное время для пресс-конференции


Первое, что нужно сделать, назначая день проведения пресс-конференции, — это убедиться, не запланировано ли на это время какое-то событие, по масштабам явно превосходящее ваше. Журналисты не могут одновременно присутствовать в двух местах, и их выбор всегда будет сделан в пользу более крупного инфоповода.

Желательно, чтобы конкуренты не анонсировали значимых событий на тот же день, иначе вам придется соперничать за внимание прессы. Не стоит планировать пресс-конференцию на даты, предшествующие крупным праздникам, с большим количеством выходных. Как правило, в такое время аудитория СМИ снижается.

Наиболее оптимальные дни для проведения пресс-конференции: вторник, среда, четверг. Понедельник, понятно, день тяжелый. А в пятницу все уже мыслями о предстоящих выходных.

Лучшее время для пресс-конференции — это вторая половина дня, начиная с 11.00/12.00 до 16.00/17.00 включительно. Главное, чтобы было не очень рано, поскольку журналисты в силу профессии и режима работы редакций редко бывают жаворонками, и не слишком поздно, потому что никому не хочется слишком уж задерживаться после работы.

Постарайтесь построить пресс-конференцию так, чтобы она длилась 30-60 минут. По истечении часа внимание рассеивается, и воспринимать информацию становится тяжело.

Где проводить пресс-конференцию


Главные критерии в этом вопросе — удобство, территориальная доступность и техническая оснащенность площадки. Нужно, чтобы до места проведения пресс-конференции можно было без проблем добраться на общественном транспорте.


Помимо удобного расположения важно подобрать помещение с подходящей внутренней планировкой. В здании не должно быть множества зеркал, которые явно будут мешать телеоператорам, обилия колонн и прочих архитектурных конструкций, усложняющих перемещение в пространстве.

Желательно, чтобы само место было довольно уединенным и тихим. Если невозможно открыть окно из-за шума проезжающих машин или идущей неподалеку стройки, значит, стоит подыскать другую площадку. Если в здании вашей компании есть площадь, удовлетворяющая вышеописанным критериям, то арендовать площадку где-то еще смысла нет. Разве что пресс-конференция — часть имиджевого проекта или какой-то креативной задумки.

Лучше, когда помещение для пресс-конференции небольшое. Так гораздо легче установить контакт с аудиторией. А в случае, если на пресс-мероприятие придет мало журналистов, не будет ощущения дискомфорта. Но, излишне маленькие площадки будут крайностью. Старайтесь соблюдать золотую середину и ориентироваться на примерное количество приглашенных представителей СМИ.

Не забудьте также позаботиться о том, чтобы в помещении были все необходимые для пресс-конференции технические приспособления: интерактивные доски, проекторы, микрофоны, должное освещение (без ярких, слепящих софитов), кондиционеры, wi-fi. Проверьте техническую исправность оборудования до начала мероприятия и, на всякий случай, подготовьтесь к форс-мажору. Заранее распечатайте важный сопроводительный материал, данные, статистику, диаграммы, которые можно будет раздать и спикерам, и журналистам в случае, если, допустим, откажется работать проектор.

Стол участников пресс-конференции должен быть снабжен табличками. Фамилия и имя ньюсмейкеров должны быть написаны полностью, большими буквами, с обеих сторон, так, чтобы не только журналисты видели, к кому обращаются, но и сам участник мог легко найти свое место. Никакой дополнительной информации на табличках лучше не указывать, ее все равно не будет видно.

Как приглашать журналистов на пресс-конференцию


Когда с локацией, датой и временем все будет ясно, можно рассылать приглашения представителям СМИ. Главное определиться, кому конкретно их отправлять. В таких вопросах поможет грамотно составленная, актуальная, регулярно обновляемая медиакарта. О принципах ее создания и обновления мы уже рассказывали.

Первый раз приглашение лучше отправить за неделю до пресс-конференции, а за три дня до мероприятия нужно его продублировать. За сутки до назначенной даты свяжитесь с журналистами еще раз и напомните о себе. Так вы будете хотя бы примерно представлять, сколько человек посетит мероприятие.

Какие материалы подготовить для пресс-конференции


Каждому представителю СМИ до начала мероприятия нужно вручить папку, в которой будут:

Программа пресс-конференции: очередность и продолжительность выступления спикеров, время перерывов, иные нюансы.


Информация по каждому спикеру.


Информация о компании: история, описание сферы деятельности, важные факты, достижения, словом, все сведения, которые помогут журналистам в подготовке материала.
Визитные карточки с контактами PR-менеджера.
Пресс-релиз, содержащий всю необходимую фактуру по инфоповоду.
Полезные мелочи в виде ручек, блокнота и т. д.


Спикерам нужно подготовить:


Примерный текст речи с ключевыми тезисами, которые помогут в случае волнения не потерять главную мысль.
Диаграммы, графики, статистику — все сведения, которые пригодятся в ходе ответов на вопросы.
Сделайте несколько лишних экземпляров сопроводительных и вспомогательных материалов на случай, если что-то порвется, потеряется, кому-то не достанется.

Как подготовить спикеров для пресс-конференции


PR-менеджер должен выяснить, будет ли спикер самостоятельно готовить свою речь или рассчитывает на помощь в этом вопросе. Тут все зависит от выступающего. Кому-то достаточно трех опорных пунктов на бумаге, а другому нужна подробно прописанная структура текста. Какой бы подход ни был, PR-менеджер должен тезисно набросать план выступления и отразить в нем ключевые факты, без которых никак не обойтись. Писать нужно кратко, избегая витиеватых фраз и предложений.

Когда речь будет готова, желательно отрепетировать выступление, в идеале, в той локации, где будет мероприятие. Так будет легче привыкнуть к обстановке и меньше нервничать во время самой пресс-конференции. Если выступление предполагает использование слайдов, видеоматериалов и другой сопроводительной информации, нужно обязательно включить их в репетицию, чтобы спикер четко знал, в какой момент обратиться к проектору, какова последовательность слайдов, где нужная ему диаграмма или график.

Очередность выступающих, продолжительность, место выступления (из-за стола, на кафедре, со сцены) должны быть заранее выверены и согласованы. Это сведет к минимуму заминки, ошибки, снизит градус волнения.

Отдельно стоит продумать имидж спикеров: стиль одежды, цвет вещей, фактуру. Особенно важен этот нюанс для телесъемки — нужно избегать сложных геометрических узоров на одежде, полосок, ромбов. Выверенный до мелочей внешний вид спикеров будет дополнять общее положительное впечатление от мероприятия.

Впрочем, никакой имидж не спасет, если спикеры недостаточно подготовлены и не смогут правильно донести до журналистов инфоповод.


Будьте готовы к форс-мажорам


При подготовке и на самой пресс-конференции может случиться абсолютно все — от неявки спикера до недобросовестных подрядчиков.


Составьте пресс-клиппинг


Пресс-клиппинг (press-clipping) — это мониторинг и анализ материалов, вышедших в СМИ после мероприятия. Для того чтобы этот процесс был максимально эффективным, нужно собрать координаты всех присутствовавших на пресс-конференции журналистов и уточнить график выхода публикаций. После необходимо провести мониторинг СМИ на предмет вышедших публикаций. Пресс-клиппинг аккумулирует все вышедшие материалы в печатных и электронных СМИ, включая аудио и видеозаписи сюжетов.

Количественный анализ отобранных материалов позволяет определить:

Общее количество упоминаний в СМИ.
Динамику информационной активности.
Характер распределения информационной активности по конкретным СМИ (телеканалам, радиостанциям, журналам, газетам и т. д.).


Качественный анализ помогает:

Установить результативность проделанной работы.
При необходимости скорректировать работу по организации следующих пресс-конференций.
Оценить уровень лояльности СМИ. Контент-анализ позволяет выявить процент положительных, отрицательных и нейтральных материалов.


Успешных вам пресс-конференций!